Kỹ năng quản lí thời gian: Cho Học Tập và Làm Việc

[Marketing4u.vn] Chắc rằng đã hơn 1 lần bạn ước rằng: “Ước chi một ngày có hơn 24h” hay “Ước chi không phải ngủ”. Bạn đang thiếu thốn thời gian? Bạn vẫn không thể hoàn thành các bài tập đúng hạn? Đó là vấn đề không chỉ của riêng bạn. Không ít học sinh trung học cũng gặp vấn đề tương tự.

Oái oăm hơn nữa, có thể bạn đang ở giai đoạn cuối cấp với khối lượng bài vở chồng chất trên trường, lại phải “chạy sô” đi học ôn thi tốt nghiệp, đại học và cả bổ túc thêm ngoại ngữ, vi tính nữa chứ. Sắp xếp thời gian làm sao để vừa có thể học, vừa có thể nghỉ ngơi, thư giãn để không bị “quá tải” thật là vấn đề nan giải đối với không ít bạn.

Và đây, Hiếu Học lại chia sẻ với các bạn một số bí quyết có thể giúp bạn quản lí thời gian và sắp xếp việc học tập, sinh hoạt hợp lí hơn.

1. Hãy lập danh sách những việc cần làm trong ngày

Đặt những việc quan trọng lên hàng đầu và làm trước. Để dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng một danh sách để theo dõi tất cả những việc cần hoàn tất. Và cũng đừng quên tự thưởng cho chính mình mỗi khi hoàn thành xong một công việc (có thể là 1 ly café hay sữa chua, 1 bài hát sôi động hay 1 lời tự khen – cũng xứng đáng lắm chứ!)

2. Không để những khoảng thời gian chết

Chẳng hạn bạn có thể nghe những sách nói, những đoạn ghi âm mà bạn tự đọc về các bài học chứa trong chú “dế” yêu hay chiếc máy nghe nhạc khi đi xe buýt đến trường. Thay vì xem những bộ phim nước ngoài có lồng tiếng Việt thì bạn hãy kiếm những phim chỉ có tiếng gốc hay có phụ đề đi kèm – như vậy bạn sẽ vừa giải trí vừa luyện được khả năng nghe, đọc và hiểu ngoại ngữ rồi.

Bạn cũng đừng phí thời gian lo lắng những chuyện không đâu. Bạn đã từng bỏ phí cả một buổi tối chỉ để lo lắng về một việc mình chưa làm được - như thế có đáng không? Thay vì trách móc bản thân cũng như chần chừ, do dự; hãy bắt tay vào làm việc đó ngay đi. Như vậy là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian rồi đấy.

3. Biết cách nói "không" trước những điều không cần thiết

Những người bạn đang có một kế hoạch đi chơi xa hay những bộ phim hấp dẫn đang chiếu ngoài rạp rất có thể khiến bạn rời khỏi bàn học. Lúc này, bạn hãy nghĩ đến những mục tiêu dài hạn mà bạn đã vạch ra. Và cộng thêm nữa là một khả năng biết nói ‘không” đúng lúc.

4. Định thời điểm học thích hợp với từng môn

Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn biết khi nào bạn có thể làm tốt nhất. Ví dụ nếu đầu óc bạn linh hoạt trong tính toán vào buổi sáng thì đừng để bài tập toán đến tối bạn nhé. Hãy dành những thời điểm đầu óc bạn hưng phấn nhất để học những môn “xương xẩu” nhất, sẽ đem lại hiệu quả cao lắm đó.

5. Nên “Văn ôn võ luyện” thường xuyên

Đừng quá chủ quan về những gì mình đã hiểu. Nếu bạn không xem lại những điều đã hiểu đó thường xuyên thì rồi bạn cũng sẽ thành quên hết thôi. Hãy chủ động ôn tập lại những điều đã học để có thể nắm kiến thức cũ chắc hơn và cũng sẽ không tốn thời gian để tiếp thu kiến thức mới.

6. Hãy ngủ thật ngon giấc

Đừng cố thức khuya để làm xong việc gì đó. Thiếu ngủ thường xuyên chỉ khiến bạn thêm mệt mỏi, suy giảm đầu óc và tất nhiên là học hành, làm việc kém hiệu quả.

7. Gửi thời gian biểu của bạn cho mọi người cùng biết

Nếu những cú điện thoại cứ làm phiền bạn. Hãy nói với bạn bè là bạn chỉ có thể nhận điện thoại từ 7 đến 8 giờ tối. Điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt nhưng lại rất có ích đấy.

8. Biết đặt mục tiêu vừa sức

Lập nên những mục tiêu không thực tế cỡ như thông thạo tiếng Anh trong vòng 2 tháng, nâng điểm tổng kết từ 6,5 lên 8,0…chỉ khiến bạn tự chuốc lấy thất bại mà thôi. Đặt những mục tiêu lớn cho bản thân là rất tốt nhưng không nên quá xa vời. Bạn nên đặt ra những mục tiêu khó nhưng có khả năng làm được và có thể chia nhỏ ra làm nhiều bước để thực hiện từng bước một.

Những bí quyết này mang tính chất tham khảo chứ không hề đúng tuyệt đối. Vì vậy, bạn có thể thay đổi cho phù hợp với thói quen của bạn. Nếu bạn biết đặt những ưu tiên hợp với bạn, cơ hội để hoàn tất những ưu tiên đó là rất lớn. Chúc bạn luôn gặt hái những thành công trong tương lai.

theo Trần Bình -hieuhoc

Các bài liên quan:

6 bước để quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian ngày nay được xem là một kỹ năng quan trọng mà người đi làm cần có. Bạn có biết cách quản lý thời gian hiệu quả?

Dưới đây là 6 bước giúp bạn luôn làm chủ được thời gian của mình:

1. Hãy lên kế hoạch và ước tính mỗi việc mình làm tốn khoảng bao nhiêu thời gian. Hãy liệt kê ra và đánh giá mức độ quan trọng của từng việc theo thứ tự.

2. Chuẩn bị một danh mục khoảng 20 việc bạn cần làm trong ngày theo thứ tự ưu tiên cái nào quan trọng hơn làm trước. Và khi tiến hành thì tập trung vào việc đang làm, mỗi khi hoàn thành hãy xóa ngay việc đó khỏi danh sách.

3. Đảm bảo những việc mà bạn liệt kê đều cần thiết. Nên tự hỏi có việc nào bạn cảm thấy không thực sự cấp bách không? Nếu có hãy loại nó ra khỏi danh sách ngay, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian.

4. Những công việc bạn cần làm có được sắp xếp theo hệ thống, hợp lý và khoa học không?

5. Bạn có thể nhờ ai làm giúp mình việc gì không?

6. Lên kế hoạch dự phòng nếu kế hoạch ban đầu của bạn có sự thay đổi để không lãng phí thời gian vô ích.

Tóm lại trước khi hành động hãy tự hỏi:

- Câu hỏi thứ nhất: Hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó?. Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc sống.

- Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”

- Nếu không ai có thể thực hiện nhiệm vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ?”

Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành môt thói quen.

theo kynangsong

Các kỹ năng quản lý thời gian

Chúng ta ai cũng muốn thành đạt, ai cũng muốn nhiều tiền... nhất là các bạn trẻ. Nhưng để thành đạt được chúng ta cần phải có nhiều yếu tố. Nhiều người đổ lỗi là do mình không may mắn, không có vốn. Chúng ta còn được tạo hóa ban cho một tài sản quý báu hơn, đó chính là vàng - thời gian... Ai cũng cũng có cùng một tài sản như nhau là 1440 phút/ngày. Nhưng cách chúng ta sử dụng tài sản đó như thế nào lại tạo nên sự khác biệt rất lớn giữa người thành đạt và kẻ thất bại. Thời gian là vàng, chúng ta nên dùng số vàng như thế nào để tạo ra cho chúng ta nhiều vàng nhất theo nghĩa đen của nó.

Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của mình rất tiết kiệm những chúng ta lại không sử dụng thời gian như vậy. Chúng ta phải sử dụng chi ly từng phút một. Hãy sử dụng thời gian một cách tiết kiệm nhất và tối ưu nhất. Chúng ta luôn nghĩ sao cho tối ưu trong việc tiêu tiền, nhưng thời gian thì không. Chúng ta lãng phí thời gian của mình như vậy thì hỏi còn đâu thời gian để học tập và làm những việc quan trọng??? Sai lầm lớn nhất của họ là nghĩ rằng mình có đủ thời gian để làm những việc gọi là quan trọng. Nhưng cứ làm việc theo kiểu “đánh trống bỏ dùi”, “buông quăng bỏ vãi” như thế thì chẳng có việc gì chúng ta làm đạt được kết quả.

Vì vậy chúng ta phải có một kế hoạch để thực hiện và thay đổi thói quen đó bây giời cũng chưa muộn:

1. Liệt kê các công việc vào buổi sáng hằng ngày.

Liệt kê các công việc cần làm trong ngày ra một tờ giấy hoặc trên máy vi tính cũng được. Lưu ý chỉ cần liệt kê ra và chưa vội sắp xếp vội vì nếu như thế thì chúng sẽ rất bị rối trong việc nên làm việc gì và không nên làm việc gì. Não chúng ta không thể làm một lúc nhiều việc được.

2. Xác định ưu tiên.

Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.

3. Xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc.

Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc. Và một điều rất quan trọng là các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì làm thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể. Hãy tách thời gian ra những khoảng thời gian nhỏ để tận dụng tối đa nó.

4. Tập cho mình tính kỷ luật, và thói quen.

Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ... dạo chơi. Cuối cùng chúng nên tập cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của người thành đạt!

theo Saga

Quản lý thời gian hiệu quả (dự án/đề tài)

Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3 – 4 cái tin hoặc biên tập 20 – 25 cái tin, có thể được chừng 50% chất lượng cao, nhưng một Sếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ cần cù như ong này.

Nếu như bạn thực sự nỗ lực nghiêm túc để nâng cao những kỹ năng quản lý thời gian của bản thân mình thì sẽ thấy ngay sự khác biệt đáng kể trong cuộc sống.

Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng.

Thay đổi thói quen bây giờ cũng chưa muộn. Và cũng chẳng khó khăn gì. Dưới đây là vài điểm để tham khảo:

1) Làm việc một cách có tổ chức:

Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày , và đừng quên một cái… sọt rác ở bên cạnh.

Có thể sử dụng một số chương trình trong máy tính để quản lý công việc, sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theo người (điện thoại di động thì không ghi đủ). Dọn sạch bàn làm việc mỗi ngày bằng cách ghi lại các nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin quan trọng) vào lịch biểu trong máy tính.

Đánh dấu những công việc ưu tiên hoặc vứt bỏ những giấy tờ không cần dùng. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất.

2) Lên kế hoạch trước:

Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn. Hãy sắp xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước. Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại. Đương nhiên, danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh thêm việc mới.

3) Xác định ưu tiên:

Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.

4) Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất:

Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào lúc… nửa đêm. Cũng không phải thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau.

5) Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại:

Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể.

6) Chia nhỏ:

Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn. Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn” và cũng không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện nhỏ. Đừng choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các tiểu dự án và sẽ thấy công việc đơn giản hơn.

7) Tập cho mình tính kỷ luật:

Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ… dạo chơi.

Vất vả khi cần thiết, về sớm khi hết việc:

Làm việc hì hục quanh năm ngày tháng không có gì đáng khen. Khi công việc quá nhiều thì có thể làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình đã thực sự hoàn tất công việc thì cứ “tự nhiên” mà đi về sớm một chút. Về sớm khi đã hết việc không phải là lỗi.

Sau khi đã làm tốt những bước trên đây thì có thể thực hiện các bước tiếp theo đây, đảm bảo rằng “cả nhà ta” có thể quản lý hữu hiệu quỹ thời gian của mình, và chỉ cần một khoảng thời gian hợp lý vẫn có thể đạt chất lượng công việc cao.

Các bước tiếp theo khác:

1) Dừng lại và suy nghĩ:

Sau khi được giao viết về một chủ đề nào đó hoặc một dự án nào đó, hãy dừng lại một chút để xem đâu là cách tốt nhất để tiếp cận các nguồn tin và lấy được những thông tin “đắt” nhất. Có thể xuất phát chậm hơn đồng nghiệp khác một chút nhưng tóm được nguồn tin/tài liệu tốt thì lại thành nhanh chân hơn, chứ cứ ào đi bất kể nơi nào mà gõ cửa xin tin/tài liệu thì… xin lỗi.

2) Xác định rõ ưu tiên:

Lập một danh sách những việc cần làm để viết bài/dự án đó. Xác định ưu tiên trong danh sách về mức độ khó khăn và bắt đầu bằng công việc khó khăn nhất. Học cách xác định vấn đề nào là quan trọng để tập trung nhiều thời gian hơn, và cần phải mạnh dạn bỏ những vấn đề vụn, không cần thiết để bài đỡ rườm ra, bản thân cũng đỡ mất thời gian chạy loăng quăng.

3) Ghi rõ từng vấn đề cần câu trả lời:

Phát triển một chiến lược rõ ràng với những câu hỏi quan trọng. Tin tức/thông tin/tài liệu ở đây là gì, bối cảnh ra sao, ảnh hưởng thế nào và khía cạnh con người là gì? (với các chữ W: Why: Tại sao?; What: Cái gì?; Where: Ở đâu?; When: Khi nào?; Who: Ai?; How: Thế nào?)

4) Ghi lại ngay những suy nghĩ của mình:

Nên có một cuốn sổ nhỏ trong túi. Nghĩ ra cái gì thì ghi lại ngay.

5) Gọi điện cho nguồn tin/người liên hệ vào buổi sáng:

Lý do rất đơn giản: có khả năng sẽ nhận được phúc đáp vào buổi trưa hoặc đầu giờ chiều. Nếu có thông tin ngay thì khỏi phải nói – tin/việc xong sớm, nghỉ sớm.

6) Dành thời gian để trao đổi:

Hãy trao đổi về cách thức làm việc của mình với một biên tập viên/quản lý có kinh nghiệm. Họ có thể giúp đi đúng hướng, đỡ mất công chạy quanh.

Quản lý công việc quá bận rộn này để có thời gian tập trung vào các giá trị và ưu tiên khác trong cuộc sống không phải là việc đơn giản. Cần có thời gian để bỏ những thói quen xấu và thử những thói quen tốt hơn.

Mục đích của Quản lý thời gian

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục

• Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
• Giảm căng thẳng (stress)
• Tăng hiệu quả
• Tăng niềm vui trong công việc
• Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
• Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ giải trí.
Năm chữ << a >> trong quản lý thời gian hiệu quả.

Chú thích:

1. aware : nhận biết : để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. sau đó sắp xếp ưu tiên
2. analyse : điều cần làm
3. attack : ăn cắp thời gian : loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình.
4. assign : lập thứ tự ưu tiên
5. arrange : hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch
6. save time, better use : tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn

theo chungta

Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiều hơn so với những người bình thường khác?.

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;

M-Measurable: Đo đếm được;

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;

R-Realistic: Thực tế, không viển vông;

Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất, cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

Hai cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

theo chungta

8 kẻ cắp thời gian

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau. Vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả bao nhiêu phần trăm thời gian mà chúng ta có. Liệu chúng ta đã bao giờ để ý đến những “kẻ cắp thời gian” hàng ngày của mình?

Đối với tất cả, thời gian là một tài sản quý báu mà không phân biệt sang hèn, địa vị… Thời gian công bằng cho dù đó là một nhà lãnh đạo, nhân viên bán hàng hay giáo viên. Nhưng tại sao lại có người luôn ca thán thiếu thời gian trong khi những người khác vẫn tận hưởng cuộc sống và hoàn thành tốt mọi việc? Đó là do họ đã phát hiện và xử lý tốt những “kẻ cắp thời gian” của chính mình.

Kẻ cắp số 1: Không biết nói “Không”

Nhiều người trong chúng ta thường không biết cách nói “không”. Có thể do bạn không muốn làm buồn lòng ai đó, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói “không” như thế nào.

Hồng Loan là một nhân viên giỏi của một cơ quan trực thuộc Bộ KH&CN. Cô giỏi chuyên môn và sống rất hoà đồng. Ai nhờ gì cô cũng giúp và nhiệt tình. Dần dần một số người lấy danh nghĩa nhờ giúp nhưng thật ra là đẩy việc cho cô. Cô biết chuyện này nhưng không biết cách từ chối. Kết quả là cô luôn ngập lụt trong công việc. Những người nhờ cô giúp nhiều lúc thậm chí còn không vui vì cô làm việc của người khác nhờ trước đó mà không làm việc họ định nhờ cô.

Giải pháp của bạn:

• Tìm cách nói “không” một cách lịch sự
• Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
• Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm
• Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
• Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không?”
• Sắp xếp ưu tiên công việc

Kẻ cắp số 2: Nói lâu trên điện thoại

Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết. Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài lê thê, chuyện nọ nối chuyện kia. Cũng có khi bạn xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm bạn mất kiểm soát.

Giải pháp của bạn:

• Phân biệt chuyện phiếm với công việc
• Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
• Học cách dùng cuộc điện thoại
• Lấy ống nghe ra khỏi máy

Kẻ cắp số 3: Bận rộn vì khách đến thăm và nói chuyện quá lâu

Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là bình thường. Lãnh đạo cũng phải dành thời gian tiếp đón nhân viên. Tuy nhiên, ít ai nghĩ rằng việc không quản lý dành thời gian cho khách lại là một nguyên nhân lấy cắp thời gian của chúng ta.

Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói : “Thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”.

Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này. Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.

Giải pháp của bạn:

• Dự tính trước thời gian dành cho khách
• Lắng nghe cẩn thận
• Không ngắt lời giữa chừng
• Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết
• Làm chủ tình hình và không tỏ vẻ bối rối
• Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn

Kẻ cắp số 4: Văn phòng bừa bộn

Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bộn bề chứng tỏ bạn không có tổ chức. Người Nhật luôn có yêu cầu văn phòng phải thật gọn gàng, đồ đạc để đúng nơi. Nếu bạn để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích hơn.

Giải pháp của bạn:

• Hồ sơ sắp xếp hợp lý
• Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
• Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
• Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
• Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp

Kẻ cắp số 5: Dời việc lại

Kẻ cắp này khá quen thuộc, nhất là khi chúng ta không có hứng thú hoặc công việc chưa cần kíp. Chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất cần đến việc bạn chưa làm thì rõ ràng bạn sẽ bị động. Nếu có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó bạn sẽ bơi trong những việc do chính bạn chưa chịu xử lý ngay. Hãy nhớ “việc hôm nay chớ để ngày mai”.

Giải pháp của bạn:

• Làm ngay khi nào có thể
• Làm việc quan trọng trước
• Làm từng chút một
• Tự nhắc nhở mục đích đề ra
• Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”

Kẻ cắp số 6: Tính cầu toàn

Là con người, ai cũng thích làm việc thật hoàn hảo. Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không. Thậm chí họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá quan trọng. Thậm chí có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn.

Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không? Có nhà lãnh đạo tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ: lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy… và họ dễ mắc vào những việc nhỏ và không dành thời gian cho những việc cần kíp hoặc quan trọng hơn.

Giải pháp của bạn:

• Sắp xếp ưu tiên cho từng việc
• Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu
• Ghi nhớ “toàn cảnh”
• Không để phân tâm vì những việc lặt vặt
• Hãy tin cậy giao việc cho người khác

Kẻ cắp số 7: Giấy tờ nhiều quá

Hàng ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin… không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày? Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc dùng đến?

Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp. Sau khi xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ đi. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ. Ghi chú hạn định trên hồ sơ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay.

Giải pháp của bạn:

• Dành thời gian mỗi ngày để xử lý
• Sắp xếp ưu tiên và phân loại
• Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết
• Dùng điện thoại khi tiện lợi
• Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn

Kẻ cắp số 8: Giao tiếp kém

Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp còn kém. Nếu kỹ năng giao tiếp không tốt có thể chúng ta sẽ không biết nói “không”, không biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khống chế thời gian nói chuyện với khách. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc mất nhiều thời gian để đi thẳng vào vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin khác nhau.

Giải pháp của bạn:

• Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp
• Dùng ngôn ngữ đơn giản
• Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp
• Đừng thông tin dư thừa
• Rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân

Với mọi người, quỹ thời gian là như nhau. Do đó, hãy biết trân trọng tài sản thời gian và sử dụng thật hiệu quả. Nếu bạn xử lý được “8 kẻ cắp thời gian” trên thì bạn đã tiết kiệm và tận dụng tối ưu tài sản quý giá của mình – tài sản thời gian.

theo VietNamNet

Tận dụng thời gian một cách hợp lý 

Thuyết “Hộp dưa góp”

Phải chăng có điều gì đáng bàn về món dưa góp rất thú vị? Ý tôi muốn nói đến hương vị của nó, có thể làm một số người khó chịu nhưng đối với tôi đó là mùi vị đầy lôi cuốn của một hương thơm quyến rũ nhất. Một người sành ăn từng nói rằng: “Nó như một hương vị bất chợt lan toả trong miệng”.

Bài viết này thực sự không phải bàn về món dưa góp, cũng chẳng bàn về việc ăn uống hay một người sành ăn nào cả. Thực ra nó cũng chẳng nói về điều gì rõ ràng, trừ phi bạn tiếp tục theo dõi và bạn sẽ có một kế hoạch làm việc khá linh hoạt từ những gì tôi đưa ra trong bài viết này.

I. Cái hộp đựng dưa (The jar)

Tôi đã từng áp dụng thuyết quản lý thời gian. Tôi đã cố gắng rất nhiều nhưng hầu hết đều thất bại bởi vì thời gian mà tôi tiết kiệm được do việc lập kế hoạch nhỏ hơn cả thời gian mà tôi phải bỏ ra để lập kế hoạch đó. Bạn hiểu những gì tôi muốn nói chứ?

Thuyết quản lý thời gian gần đây nhất đã làm tôi dừng lại và nghĩ về cách mà mình đã trải nghiệm cuộc sống. Đây không phải là việc xảy ra thường xuyên và tôi cũng không có ý nghĩ đùa giỡn bạn đọc. Nhưng lý thuyết tôi mới được dạy trong một khoá học về khả năng lãnh đạo được gọi là thuyết “Hộp dưa góp” – Pickle Jar.

II. Lý thuyết

Hãy tưởng tượng rằng, bạn là người không may mắn nên chỉ nhận được một chiếc hộp đựng dưa nhưng chẳng có tí dưa nào. Với chiếc bình to này bạn có thể bỏ đầy dưa vào đó. Còn nếu bạn không thích dưa thì có thể thoải mái thay thế từ “Hộp đựng dưa” (Pickle jar) bằng “Hộp đựng bánh dứa” (pancake jar) cũng không sao cả (!!!).

Được rồi, bây giờ bạn đã có chiếc bình của riêng mình. Nhưng thay vì bỏ dưa vào đó, chúng ta sẽ bỏ vào vài hòn đá lớn. Bỏ vào đến khi bạn không thể bỏ thêm nữa. Hãy kể cho tôi biết khi nào nó đầy. Lúc này tôi biết bạn nghĩ chiếc bình đã thực sự đầy nhưng nên nhớ rằng những hòn đá được để rất lộn xộn.

Bạn đã có chiếc bình đầy đến nỗi không thể cho vừa thêm bất cứ cái gì? Bây giờ hãy cho vào đó một ít sỏi đến tận khi không thể cho vừa nữa.

Bây giờ, mang cát đến và cho vào bình đến khi bạn cảm thấy không thể cho thêm được nữa thì đổ nước vào.

Tôi chắc rằng bạn chưa thể hiểu được ý nghĩa của bài học nhỏ này. Mỗi người trong chúng ta đều có nhiều điều ưu tiên trong cuộc sống, chúng như những hòn đá lớn ở trong chiếc bình kia. Chúng ta có những việc làm ưa thích thì chỉ như những hòn sỏi. Còn những việc mà ta phải làm thì như là cát và những điều vụn vặt mà ta bắt gặp ở mọi nơi là nước.

Tất cả những điều trên không có gì là không tốt. Chúng ta cần toàn bộ những điều này để tận hưởng mọi cảm giác của cuộc sống. Không có kĩ năng quản lý thời gian thì mọi việc sẽ không cân bằng. Thuyết “Hộp dưa góp” làm tất cả đều cân bằng. Nếu ta biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý, mọi việc sẽ diễn ra một cách hài hoà, có hiệu quả.

Thời gian biểu một ngày “chưa- biết- hộp- đựng- dưa” của tôi thường như sau:

8:00: Kiểm tra và trả lời email.

8:30: Kiểm tra các văn bản hành chính khác nhau và giải quyết những việc cần thiết

9:00: Đảm bảo mọi việc đều hoạt động bình thường

9:15: Xác định những công việc ưu tiên trong ngày

9:30: Đi dạo

10:00: Duy trì sự hoat động của website và loại bỏ những việc không còn phù hợp

11:00: Phác thảo bài viết

11:30: Biên tập bài viết

12:00: Đảm bảo mọi việc đều ăn khớp và các yêu cầu đều đã được giải quyết

12:30: Ăn trưa

1:30: Thiết lập kế hoạch mới nhất

2:30: Viết thư đến khách hàng để thông báo những thay đổi kế hoạch trong ba ngày tới

3:30: Kiểm tra mọi việc đang diễn ra và gii quyết những phát sinh

4:30: Vân vân

Như vậy nếu như mọi việc làm diễn ra suôn sẻ, không trục trặc thì đến cuối ngày chắc hẳn tôi đã xong những việc cần làm trong ngày.

Thế nhưng giả sử công việc từ 8-11 giờ sáng của tôi còn tồn đọng tôi sẽ như thế nào? Dừng việc lại cho ngày hôm sau hay tiếp tục làm lấn sang các công việc đã lên kế hoạch? Giả thiết là tôi lấy luôn giờ nghỉ trưa để cố làm cho hết việc, vừa ăn vừa tự động viên mình thật giỏi sắp xếp, để rồi cuối ngày tự tin đã giải quyết ổn thỏa mọi việc. Có điều, vấn đề sẽ là các buổi trưa của tôi sẽ luôn bị chèn thêm việc. Đây rõ ràng không phải là giải pháp hữu hiệu. Bởi vậy, tôi đã thực hiện kế hoạch của mình với một số sự thay đổi như sau:

Tôi giải quyết những công việc trọng yếu và những công việc ưu tiên đúng theo kế hoạch. Còn những công việc vụn vặt, đột xuất như lướt web, bổ sung những điều thiếu sót tôi sẽ thực hiện bất cứ khi nào có thời gian rảnh.

Dưới đây là một số thay đổi nhỏ trong lịch làm việc hàng ngày của tôi:

8.00: xác định những việc chính và quan trọng trong ngày và giải quyết những việc khẩn cấp.

8.30: viết bài

10.00: thiết lập kế hoạch mới

13.00: thư và trả lời thư khách hàng

Với kế hoạch mới này, một ngày của tôi linh hoạt hơn. Tôi có nhiều thời gian hơn cho việc viết chương trình, mọi việc được hoàn thành sớm hơn, cảm giác thoải mái hơn và kế hoạch cũng linh hoạt hơn. Mọi việc được thực hiện tốt đến không ngờ.

Trong những ngày “đã vận dụng thuyết hộp đựng dưa”, tôi xác định rõ ràng đuợc những việc cốt yếu trong suốt cả ngày. Còn Email không phải là việc cứng nhắc: tôi chỉ cần những khoảng thời gian ngắn để thực hiện điều đó.

III. Những hạt cát — những công việc phải làm (detractors)

Bạn có thể ngần ngại áp dụng lý thuyết này nếu bạn là người quá bận rộn với đủ loại công việc từ quan trọng đến chẳng có ý nghĩa mấy nhưng bạn muốn làm hết trong ngày. Tôi rất sẵn lòng giúp bạn một tay. Nào, cầm lấy chiếc bình của bạn và đổ hết mọi thứ ra xem. Tiếp theo, hãy đổ nước vào đó đến khi bình đầy hoàn toàn. Sau đó cố gắng thêm cát vào. Bạn thấy gì nào?

Đây là bản chất của thuyết “Hộp dưa góp”. Hãy đảm bảo rằng mọi điều ưu tiên đã được thực hiện đúng kế hoạch trong ngày. Còn những việc kém quan trọng hơn thì bạn hãy thực hiện khi thời gian rảnh rỗi, lúc đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái và bớt áp lực hơn.

IV. Nước (water)

Thi thoảng những việc vụn vặt đến không báo trước và khiến bạn rối tung beng lên. Vậy thì, thay vì lo lắng về những điều đã vạch ra trước, bạn nên sử dụng thuyết “Hộp dưa góp” để chủ động thực hiện mọi việc. Và đừng quên rằng: “ăn hết dưa trước khi làm rỗng bình” là một điều rất tốt đấy. 

Đăng Tùng - Khánh Như dịch từ Entrepreneur

Những “viên gạch” thời gian

Quản lý thời gian chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Và thật ngạc nhiên khi nghệ thuật quản lý, sắp xếp thời gian một cách hiệu quả lại đến từ trò chơi của trẻ con với những viên gạch xếp hình đầy sáng tạo.

Có không ít bài học thông minh bạn có thể học hỏi từ những đứa trẻ nhỏ! Chắc hẳn bạn đã từng thấy các đứa trẻ, khoảng 3 đến 5 tuổi, chơi đùa với các “viên gạch” làm từ bìa cứng. Các viên gạch này có ba kích thước: lớn, vừa và nhỏ. Những đứa trẻ đã ngồi hàng giờ đồng hồ để sắp xếp, tạo ra các cấu trúc khác nhau.

Khi chúng bắt đầu sắp xếp, chúng không hiểu rằng các viên lớn sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho các viên nhỏ, vì vậy công trình xây dựng nhanh chóng sụp đổ trước khi sử dụng hết tất cả các viên gạch. Sau nhiều lần thử nghiệm, chúng ngày càng khéo léo hơn để rồi cuối cùng sử dụng hết tất cả các viên gạch của mình.

Ngày nay, một chủ doanh nghiệp luôn vùi đầu trong bao nhiêu công việc chồng chất. Nhiều khi thời gian cứ vùn vụt trôi mà họ chưa kịp làm xong các công việc đã dự định. Để giải quyết vấn đề này, các chủ doanh nghiệp sẽ phải tìm ra lời giải bài toán quản lý thời gian của mình. Bài toán này quả là không dễ giải!

Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian của các chủ doanh nghiệp. Một chủ doanh nghiệp có năng lực, một nhà quản lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc. Và lịch trình thời gian làm việc một cách hiệu quả trong ngày cũng có thể được xây dựng từ ba viên gạch có các kích cỡ khác nhau như trong trò chơi của các đứa trẻ. Bạn có thể chất chồng bao nhiêu viên – hay bạn thể hiện sự sáng tạo trong từng ngày như thế nào – hoàn toàn phụ thuộc vào nghệ thuật và cách thức bạn sắp xếp các “viên gạch thời gian” của bạn.

Những viên gạch lớn: Nền móng trong ngày làm việc của bạn

Hãy xây dựng nền móng ngày làm việc của bạn bằng một viên gạch thời gian không bị ngắt quãng – nơi mà bạn có thể tập trung vào những dự án rắc rối, phức tạp. Chiều dài lý tưởng của viên gạch thời gian này nên là 1 tiếng rưỡi đồng hồ, hay xấp xỉ 20% trong một ngày làm việc 8 giờ đồng hồ. Nếu bạn không thể duy trì một các quãng thời gian dài như vậy, hãy thử ít nhất là 1 giờ đồng hồ. Nhưng thậm chí với quãng thời gian không bị ngắt quãng dài 45 phút, bạn vẫn có thể hoàn thành một số công việc quan trọng, bởi vì bạn sẽ không làm lãng phí các giây phút bổ sung sau từng lần ngắt quãng để quay lại với dòng chảy công việc.

Trong từng quãng thời gian cố định này, bạn đừng trả lời bất cứ cuộc điện thoại nào và hãy tắt hết các thông báo e-mail gửi tới. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng một ai đó hay một thông báo nào đó được phép vào, hãy thiết lập các quy tắc phần mềm thông báo với bạn về điều đó. Khi bạn có thể dành 20% thời gian trong ngày để tập trung vào những gì thật quan trọng, chắc hẳn bạn sẽ hoàn thành trên dưới 80% công việc của bạn.

Việc đảm bảo từng khối thời gian không bị ngắt quãng là khá dễ dàng khi bạn bắt đầu làm việc từ sớm hay ở lại làm thêm một vài giờ vào cuối ngày làm việc. Biết rằng đó là những lúc bạn có được sự yên tĩnh, nhưng tại sao không để mọi thứ được hiệu quả hơn bằng việc lên lịch một quãng thời gian yên tĩnh ngay trong ngày làm việc thay vì phải làm thêm một vài giờ để giải quyết cùng một lượng công việc như nhau?

Những viên gạch cỡ trung bình: Đa nhiệm vụ không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất

Khi xác định nhiệm vụ nào cần làm trong từng ngày, bạn hãy sắp xếp chúng theo các nhóm hoạt động, chẳng hạn như gọi các cuộc điện thoại không khẩn cấp, xử lý các e-mail, lập hồ sơ hay đọc tài liệu. Tính hiệu quả công việc sẽ tăng lên gấp 4 lần nếu bạn có thể tập trung vào một loại nhiệm vụ hơn là liên tục chuyển tiếp sang các nhiệm vụ khác nhau trong cùng một thời gian – việc đa nhiệm vụ sẽ chỉ làm giảm hiệu suất công việc của bạn.

Độ dài thời gian thực hiện từng nhóm nhiệm vụ như vậy phụ thuộc vào loại công việc bạn sẽ thực hiện. Nếu bạn cần gọi 5 cuộc điện thoại ngắn, bạn có thể chỉ cần viên gạch thời gian từ 10 đến 15 phút để hoàn thành chúng. Còn đối với nhiệm vụ trả lời e-mail, viên gạch thời gian sẽ khoảng 30 phút. Bất cứ viên gạch nào trong số các viên gạch thời gian cỡ trung bình này đều có thể được lặp đi lặp lại từ ngày này qua ngày khác. Ví dụ, đầu tiên, bạn có thể dành ra 10 phút để kiểm tra e-mail vào đầu mỗi buổi sáng để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề khẩn cấp, sau đó dành 30 phút trước bữa trưa và 30 phút vào cuối buổi chiều để trả lời thư. Và bạn cần tuân thủ đúng lượng thời gian đã phân bổ ban đầu, không để các hoạt động của bạn lấn sang các quãng thời gian dành cho nhiệm vụ khác. Điều đó sẽ giữ cho bạn tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết và gia tăng hiệu suất công việc của bạn. Hãy chuyển bất cứ nhiệm vụ nào mà bạn chưa hoàn thành vào các khối thời gian tiếp theo.

Những viên gạch cỡ nhỏ: Các nhiệm vụ ít ưu tiên hơn và các vấn đề mới

Những nhiệm vụ ít ưu tiên và các vấn để mới có thể được thực hiện vào giữa các khối thời gian khác trong cả ngày. Đó có thể là giúp đỡ các nhân viên, trả lời nhanh các câu hỏi, và những công việc khác không thích hợp với các khối thời gian quan trọng nhưng vẫn cần thiết phải thực hiện.

Việc cấu trúc thời gian mỗi ngày làm việc của bạn nên bắt đầu với sự phân bổ khoảng trống cho một viên gạch thời gian lớn, sau đó là các viên gạch cỡ trung bình cho một vài nhóm hoạt động khác nhau. Các viên gạch thời gian cỡ nhỏ sau đó sẽ lấp đầy khoảng trống còn lại. Nếu bạn làm mọi thứ ngược lại và thực thi hết tất cả các nhiệm vụ nhỏ trước khi sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng nhất của bạn, bạn có thể kết thúc một ngày làm việc mà chưa thể giải quyết được các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.

Sau cùng, nếu bạn muốn sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, lời khuyên đặt ra là bạn nên: “Suy nghĩ trước khi bắt tay vào một việc gì đó”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của các nhà khoa học châu Âu cho thấy mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh những nhầm lẫn, sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào trước bữa ăn trưa.

Lời giải cho bài toán thời gian nằm trong tay bạn, tất cả chỉ còn là việc bạn suy nghĩ và thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn cần phân tích những gì bạn làm vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời bạn cũng nên cắt bớt những chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự quyết tâm và kiên trì là hết sức cần thiết. Không có quyết tâm nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không quyết tâm mới là những người ngớ ngẩn.

Trần Phương Minh dịch từ Entrepreneur